Etykieta dyrektora szkoły – cz.2, czyli jak sprawić aby szkolenie było bardziej efektywne i bardziej… eleganckie

Czy dyrektorowi potrzebne są dobre maniery? Czy “szkoleniowa etykieta” może wpływać na efektywność zajęć? Jak sprawić, żeby nie ucierpiał wizerunek firmy, ani wizerunek dyrektora? Co zrobić, aby trener zechciał do nas wrócić?

A przecież tak naprawdę zazwyczaj szkolenie organizowane jest przez dyrektora i od niego zależy w dużej mierze jego jakość.

Zdarzało mi się przyjeżdżać do instytucji, w której miałam przeprowadzić zajęcia i nie zastawałam dyrektora, a pani portierka czy sprzątaczka kierowała mnie do sali, gdzie miały odbyć się zajęcia. W sali przeznaczonej na szkolenie, wielokrotnie musiałam sama ustawiać stoły i “walczyć” z połączeniem projektor/komputer. Bywało, że przychodzili uczestnicy i jakby nigdy nic siadali za stołami, a o godzinie “w” nikt nawet nie przedstawił prowadzącej. Prowadziłam szkolenia gdzie pachniało mieszanką rosołku z paczki, pizzy i kanapek z serem – które bez skrępowania były pałaszowane podczas zajęć. Wypełnianie dokumentacji szkolnej i sprawdzanie kartkówek, czy arkuszy egzaminacyjnych to powszechna praktyka podczas szkoleń w szkole.

Bywałam jednak w miejscach, gdzie o określonej godzinie czekała na mnie osoba, która prowadziła mnie do gabinetu dyrektora, w którym czekała na mnie gorąca herbata, a kiedyś sernik (nawet obiad mi się raz zdarzył!). Spotykałam miejsca  z wywietrzoną i czyściutką salą, od dawna przygotowaną, a pan informatyk –  “złota rączka” służył pomocą przy podłączeniu sprzętu. Bywałam w miejscach, gdzie przedstawiono mnie jako gościa i dziękowano za przybycie, a także, pomagano sprzątać i przenieść trenerskie bagaże do samochodu.

Aby szkolenia organizowane przez dyrektora miały jak najlepszą jakość, warto skorzystać z poniższych rad, które nie tylko mogą poprawić wizerunek szkoły w oczach gości, ale znacznie zwiększą efektywność samego szkolenia.

1. Najpierw zrób solidną diagnozę potrzeb szkoleniowych – chociaż korci cię by wskazać samemu temat szkolenia. Jak to zrobić? Możesz zapytać nauczycieli (w rozmowach, ankietach) czego tak naprawdę oczekują. Zapytaj inne osoby z kierownictwa szkoły, pedagoga, psychologa. Z tą ostatnią grupą możesz zastanowić się nad problemami jakie w szkole istnieją i pomyśleć czy jest w jego rozwiązaniu przydatne szkolenie nauczycieli.
2. Porozmawiaj z trenerem o problemach, wskazanych tematach – dzięki jego doświadczeniu łatwiej będzie zaprojektować szkolenie dopasowane do faktycznych potrzeb nie tylko w sferze treściowej, ale również w formie.
3. Odpowiedz na pytanie, kto powinien wziąć udział w szkoleniu? Szkoleniowe posiedzenia rad pedagogicznych pozbawione są sensu. W ten sposób można przeprowadzić instruktaż wypełniania protokołu zespołu nadzorującego egzamin, ale nie reflektować swoją pracę czy naprawdę nauczyć się czegokolwiek wartościowego.
4. Pomyśl, kiedy i gdzie powinno się odbyć szkolenie, co byłoby do niego potrzebne? Zaplanuj w przerwie kawę i herbatę, a może jakiś skromny posiłek dla uczestników – gdy szkolenie jest dłuższe?
5. Skontaktuj się z trenerem, zapytaj o potrzeby organizacyjne (termin, godziny, miejsce, sala: ustawienie stołów i krzeseł, zasłonięcie okien, ekran), dostępność sprzętu (projektor, komputer, głośniki, flipchart), koszt szkolenia i sposób rozliczenia. Scharakteryzuj grupę docelową.
6. Po rozmowie z trenerem sporządź krótką notatkę, którą prześlij trenerowi i poproś o potwierdzenie wszystkich ustaleń.
7. Poinformuj nauczycieli o szkoleniu z dużym wyprzedzeniem, przedstaw program, czas trwania i trenera, cele i twoje oczekiwania wobec nich związane z tym konkretnym kursem.
8. Przypomnij nauczycielom, żeby maksymalnie wykorzystali czas szkolenia na uczenie się, a jeśli istnieje taka potrzeba przypomnij, że podczas zajęć nikt z nauczycieli nie powinien jeść czy sprawdzać kartkówek.

1. Zadbaj o to aby sala była odpowiednio przygotowana na co najmniej godzinę przed planowanym rozpoczęciem (ustawione stoły i krzesła, stolik z czajnikiem i filiżanki, kawa, herbata), sprzęt multimedialny gotowy do użytku. Mile widziane będzie postawienie na stoliku trenera – szklanki i butelki z wodą.
2. Poinformuj panią portierkę czy woźną o przybyciu gościa. Zabezpiecz ewentualną pomoc przy wyładunku “trenerskich kartonów”.
3. Zaproś trenera do swojego gabinetu, zaproponuj kawę lub herbatę (trener raczej nie skorzysta, ponieważ będzie chciał się przygotować) i zaprowadź do miejsca szkolenia, zadeklaruj wsparcie techniczne odpowiedzialnego za sprzęt nauczyciela.
4. Przedstaw trenera uczestnikom – konieczne będzie wcześniejsze sprawdzenie tytułu, kompetencji, afiliacji.
5. Wskazane, żebyś brał udział w szkoleniu. Podczas szkolenia nie wychodź, nie odbieraj telefonów.
6. Gdy nie możesz wziąć udziału w spotkaniu szkoleniowym, przedstaw trenerowi swojego zastępcę lub odpowiedzialnego nauczyciela, do którego trener może się zwrócić gdyby pojawiły się problemy podczas trwania szkolenia.

1. Wskazane aby na koniec dokonać ewaluacji szkolenia, o ile nie zrobi tego wcześniej trener. Istotne aby w tym drugim przypadku zobowiązać trenera do przesłania zbiorczych wyników ewaluacji. Poproś także o ewaluację trenera. Taka informacja zwrotna na temat organizacji i przebiegu szkolenia pozwoli na usprawnienia i z pewnością poprawi jakość kolejnych spotkań szkoleniowych.
2. Bądź  obecny w szkole do końca szkolenia, podziękuj trenerowi i uczestnikom, podsumuj szkolenie, a także na koniec, jako gospodarz odprowadź trenera-gościa do drzwi szkoły.

Poważne podejście do procesu szkoleniowego jest wyrazem kultury organizacyjnej szkoły, którą kreuje przede wszystkim szef, a na którą składają się drobne zabiegi organizacyjne i z pozoru nieistotne zachowania pracowników szkoły, nauczycieli i dyrektora.

Zastosowanie się do etykiety przekłada się tu wprost na zwiększenie efektywności szkolenia, co na pewno implikuje lepszą pracę.

Etykieta dyrektora szkoły staje się więc ważną kompetencją menedżerską, a szkolenia organizowane przez dyrektora zyskują na jakości.